部下に仕事を依頼していたところ、勢いよく「できます！やります！」と答えてくれたのに、そのあと何の音沙汰もなく、ちょっと期限が迫ってきてしまった。。
そろそろマズイかなと不安になって、部下に進捗を確認してみると
「うぉぉぉ！！ お前は何でこんな、明後日の方向に４２．１９５キロも走ってるんだ〜！！」
「何なの？ バカなの？ 俺に嫌がらせがしたいの？」
「分からないなら早く聞けよぉぉぉおおおおおお！！！」
「あ゛゛ーーーイライラする！！ 自分でやったほうが１００倍速かった！！」
そんな経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
ご自身がすごく仕事がデキる方でも、人に「仕事を任せる」となると、それはまた別のスキルです。
おそらく「自分でやったほうが速い」というのは事実でしょう。
しかしながら、もう一方には「自分は一人しかいない」「１日は２４時間しか無い」という頑然たる事実があります。
できる限り「人に任せられる仕事は人に任せ、自分にしか出来ないことに注力していく」というスタンスをとることで
仕事と人生の生産性を高めていくことが可能となります。
今回のエントリでは、効果的に「仕事を任せる」方法を解説します。
任せるための準備をしよう
もし、木を切り倒すのに6時間与えられたら、私は最初の4時間を斧を研ぐのに費やすだろう。 エイブラハム・リンカーン
仕事って準備が命ですよね。「段取り八分」なんて言葉もあるように、だいたいの勝負はスタートする前に決まっています。
特に仕事がデキる方は、入念な準備を怠らない。
準備十年、成功五分。ロアール・アムンセン（ノルウェーの極地探検家、1872～1928）
ではお聞きしますが、皆さんは人に仕事を任せる前に「任せるための準備を」していますか？
任せるのも仕事です。なので、準備が不足している仕事はうまくいかない可能性が高いです。
任せるために事前に考えること
人に仕事を任せる時に、事前に考えておく必要のあることはそこそこ多いです。メモ帳レベルでも良いので情報は整理しておきましょう。
仕事の目的と背景
委譲しようとしている仕事の目的と、その背景の全体像を整理します。依頼した作業だけでなく、その背景となる全体像が説明できるように自分の中で整理をしておきます。
必要なスキルや経験
その仕事を遂行するのに必要な知識・スキル・経験を明確化します。
これから仕事を依頼しようとしている相手にそのスキルが足りているか、足りてないならどこから補充するかを考えます。
自分の経験上「分からなかったら聞いてくれ」だと９５％が失敗します。スキルが低い人は何が分からないかが分かりません。
期限
最終期限となるデッドラインと、進捗を確認するチェックポイントを事前に定めておきます。
ルール、アンチパターン、ベストプラクティス
守らなければならないルール、ガイドライン、大きな制約があれば事前に教えておきます。
明らかに失敗すると分かっている方法なども事前に教えます。
また、もし自分がやるとしたらどういう進め方をするかも説明しておきます。仕事を依頼する相手のレベルが高ければ、進め方は必須ではありません。
報告のタイミング
報告のタイミングも予め決めておきましょう。
どういうタイミングで報告・連絡・相談が欲しいかは、自分のマネジメントスタイルや、相手のスキルレベルや関係性によってけっこう異なりますので、混乱しないように最初に定めておきます。
評価ポイント
その仕事は評価される基準を設定して、誰がいつ評価を行うのかを具体的に設定しておきましょう。
どうなれば100点で、どうだったら60点なんだと。
ミーティングを設定する
仕事を依頼する際には、10分でも良いのでミーティングを設定しましょう。自分は座ってPCを見ながら、相手を隣に立たせて「よろしくー」ではNG。
事前に整理した情報をベースに、質疑応答などを通じて、相手の理解度を確かめます。
話してみて、事前に想定していた以上にスキルや経験が足りないと感じたら、それをどのように補うか追加検討しないといけません。
また、その場で進捗をフォローアップタイミングを決めてしまって、スケジューラやメールなどのリマインダを設定してしまいましょう。
次回、会話するタイミングを決めておくと、お互いに安心できます。
フォローアップする
進捗確認のポイントでは「目的の方向に進めているか」「期限に間に合いそうか」を確認します。
また、今後どのように進めてていく予定か、スキルやリソースが不足していないかについても合わせて確認します。
まあ、フォローアップの部分が一番難しくて、人間性が問われるところです。
相手への期待値は極限まで下げておきましょう。
もし、相手が６０点ぐらいの成果を出してきたら、もう大成功です！
相手が６０点を作ってくれている時間に、自分は別の事に注力できていたわけですし、デキるあなたからすれば、その６０点を８０点に持っていくことぐらい造作もないことでしょう。
７つの習慣のコヴィー博士の
「緑とキレイ(Green and Clean)」のエピソードも参考になるので、ぜひご覧下さい。
さて、今回の「人に仕事を任せる」エントリはいかがでしたでしょうか？
え？ 準備する時間なんてない？ むしろそこから仕事を任せたい？
そうですね…気持ちは分かります。それでは、仕事を任せたい部下にこのブログを教えて
「任せるために事前に考えること」の情報整理からやらせてみたらいかがでしょうか。
もちろん最初から完璧にはできないと思いますが、それをレビューするところから始められると時間と労力が節約できるかもしれません。
