こちらの記事でも書きましたが、チームで仕事をするにあたっては、ホワイトボードを上手く活用できると、仕事の生産性がものすごく上がります。
それで、私は若かりし頃に
「自分はホワイトボードを書くのが下手だな」
「もっとうまく書けるようになりたいな」
と感じたことがあって、その当時ネットで検索したり、そういう書籍がないか調べた事がありました。
その結果・・・ない！
そもそも世の中には「ホワイトボードの上手い書き方」という仕事術のジャンルがない という事が分かりました。
しょうがないので、社内でホワイトボードを書くのが上手い人にヒアリングをして、自分でそのノウハウをまとめました。今回は、そのノウハウをご紹介します。
ホワイトボードを使いこなして得られるメリット
参加者が顔を上げる
紙の資料を使って打ち合わせをすると、みんな資料を見て下を向きっぱなしになります。ヘッドアップのためにもホワイトボードを使うと、議論が活発になります。
基本的な認識違いが防止できる
基本的な前提に認識違いがあるまま会議が進むということは良くあることです。これは時間が非常にもったいないので、5Wや図などを利用して、認識違いを防止しましょう。
複雑な問題に対応できる
人間の脳のキャッシュはすぐに限界が来ます。少しでも複雑な問題に取り組むとすぐに頭がパンパンになってしまいます。誰でも分かっている当たり前のことほど、書いて整理して
一番早く物事が考えられる脳のキャッシュを空けることが肝要です。
議事録の代替に使える
全てのミーティングに議事録を書いていたのでは時間がかかってしまいます。打ち合わせの成果物として、ホワイトボードを印刷してPDFで配布したり、スマートフォンで撮ってそのまま画像をメール送付すれば、 議事録の代替に使えます。
ただ、添付ファイルだけだと、他者は読んでくれないこともあるので、結論ぐらいは簡単にメール本文に書いた方が良いかもしれません。
自分の思い通りに進められる
実は、自分がホワイトボードを書いて議論をファシリテートすると、会議の方向性を自分の持っていきたい方向に持っていけます。
「打ち合わせの進め方」「スピード」「モチベーションコントロール」「議論の発散と収束」などを意識しつつ、ホワイトボードが書けることが最終的な目指す姿です。
書く領域のプラニングをしてから書き始める
ホワイトボードを書くのがうまい人は、書き始める前から、どこに何を書こうかを考えています。
ホワイトボードはけっこう広いです。まず書きだす前に、グリッド線に従って、２分割ないし４分割してしまいましょう。
そして、分割した領域に、何を書くかを決めてから書き始めます。
プラニング例
もしホワイトボードが２枚使える会議室であれば、１枚を清書用、１枚を検討用のように用途を分けて使いこなしましょう。
うまく書くコツ
丁寧に書く、清書する
人に見られていると「速く書かなければ」という気持ちになり、ついつい走り書きになりますが、気にせず丁寧に書きましょう。議論のスキをみて汚い字・誤字を清書しましょう。
字の大きさを意識する
学校時代の黒板の時からそうですが、皆に見えやすいようにと意識すると人は大きい字で書いてしまいます。会議室ではそんなに大きい字で書かなくても十分見えます。
会議の題名・日時・出席者を書く
議事録として配布することを考えて、必ずテーマ・日時等の情報を書きます。
グリッド線をうまく使う
ホワイトボードはよく見ると、うっすらとグリッド線がついているので、グリッドにそって文字や線を書くことで綺麗に書くことができます。
こんなホワイトボードもある
会議室にホワイトボードがない？ そんなときはAmazonで検索してみて下さい。
キャビネットに貼れるマグネット型のホワイトボードシートや
サランラップみたいに薄く、静電気で壁にくっつくホワイトボードシートも売ってます。
リーダーシップの欠如している職場
ちなみに、インクの切れたボードマーカーが何本も転がってる会議室というのは「リーダーシップが欠如している職場」だと思ったほうが良い。
あなたが今後、職場で活躍していきたいと思っているのであれば、インクの切れたボードマーカーを見つけたらすぐに処分して、備品棚から新しいボードマーカーを持ってきましょう。
世界が必要としているのは、貴方のそのリーダーシップです
