【ストレスフリーの仕事術】実践的で効果的なToDo管理を伝授します

ToDoリスト

前回のエントリ「仕事のスピードを3倍にする30のテクニック」の1番目で

「ToDoリストを持つこと」を挙げました。

1行で書いてますが、実際問題、ToDo管理はなかなか難しくて奥深く、効果的に継続していくには相応の工夫が必要です

そこで今回のエントリでは特別に、ToDo管理ヲタのケビン松永が実践している、具体的なToDo管理の方法をご紹介します

計画時の観点と実行時の観点

長年、ToDo管理について独自研究を重ねてきましたが、ToDoは計画時と実行時で、別の観点から管理したいのが普通です。

計画時のToDoリスト

計画時のToDo

やる事を洗い出しながらToDoに落とし込んでいく時には、グループごとに内容をブレイクダウンしていくのが自然な流れです。なので、ToDoリストも内容ごとにグルーピングしたリストとすると管理がしやすいです

また、直近のことだけでなく、将来的な野望など、先々の事も管理できるのが望ましい形となります

 

実行時のToDoリスト

実行時のToDo

一方で、実行時のToDoは、計画時とは観点が異なります。実行時のToDoは、いろんなグループから、その日に行うToDoをピックアップしてきて、実行する順番に従い時系列に並べられるといいです

また、計画時になかった突発事象なども、実行時のToDoにうまく組み込んで消化していけるようになると、徐々に仕事デキるオーラが背中から醸し出されてきます

 

ケビン松永のToDoリスト体系

私は、ジャンルごとにいろんなToDoリストをたくさん持っていて、あんまり厳密ではないですが緩やかに低空飛行で管理しております。ご参考までに全体像をご紹介します。

ToDo管理の全体像

 

左上のプライベートについては、「死ぬまでにやりたいこと」「欲しいもの」「読みたい本」「見たい映画」などのリストを、iPhoneのメモに箇条書きにしております。

それを年初などに「今年の目標」に落とし込み、さらにそれをブレイクダウンして「月間目標」を定めています

仕事に関する計画・ToDoは、Excelで管理しています。ジャンルごとに今後の計画を書き留めておきながら、ここ3ヶ月ぐらいで実施しようとしているものを仕事の全体ToDoとして一つの表にしています

ここまでが計画時の観点です。

実行時のToDoは、アプリのWunderlistと紙のノートを併用しています

仕事の日は、とりあえず紙のノートを開く。そして、白紙のノートに日付をふって、今日やることを箇条書きにします。前日からの仕掛りがあれば、前ページから転記します。さらに、プライベートの月間目標や、仕事の全体ToDoを眺めながら、今日やるべきことをノートに箇条書きにしていきます

そのToDoが全部消し込めたら、その日の仕事は終了です。

「今日はこれが終わったら帰るぜ!」というゴールを最初に決めておくと、仕事にも勢いが付きます。

チェックリスト
チェックで消しこんで行くと、やった感が高まる

アプリは主にリマインダを使いたいときに使います。本当は一元管理したいところなんですが、一元管理に拘ってもなかなかうまくいかないので、重複もありますけど、あまり気にせず緩やかに低空飛行しています。

 

一元管理にこだわらない

最初に言った通り、私はToDo管理ヲタなんでね。もう、いろんなツール、いろんな方法論を片っ端から試してきました

でも今の所は、上記の「計画時の整理観点」「実行時の整理観点」「リマインダ」「どこでも使える」など、すべての面で気が利いているToDo管理ツールはありません

そのうち、自社でアプリを開発したいと思ってます。売れるかは分からないですけど…。

なので、多重管理にはなってしまいますが、あんまり一元管理には拘らずに複数のToDoを持っていたほうが、結果的には管理できるのかなと感じております

(今回のエントリ、なめ茸さんに届くかな…)

ご参考までに再掲です

ToDo管理の全体像
最低限、計画時と実行時の2つを準備してみて下さい

 

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